La comptabilité se compose d’opérations fastidieuses et complexes qui n’incitent pas à se pencher sur le dossier. Pourtant, si c’est le syndic qui est en charge de la tenue de la comptabilité de la copropriété, le syndicat des copropriétaires a tout intérêt à garder un œil sur ce que fait son prestataire. Mais pour arriver à comprendre les subtilités de la comptabilité d’une copropriété, il faut en connaître les bases, et surtout s’informer sur les nouvelles règles parues en 2007.
La tenue comptable de la copropriété
Comme pour toute entité requérant une gestion financière rigoureuse, la comptabilité d’une copropriété nécessite de tenir à jour ces trois principaux documents :
- Le livre journal : énumère toutes les opérations comptables journalières.
- Le grand livre : regroupe les opérations du journal dans les comptes.
- La balance : donne les soldes des comptes en fin d’exercice. Elle permet un constat de l’état financier une fois par an.
La liste des comptes à imputer dans la comptabilité d’une copropriété se divise en 5 classes :
- Classe 1 : provision, avances, subventions, emprunts.
- Classe 4 : copropriétaires et tiers.
- Classe 5 : comptes financiers.
- Classe 6 : comptes de charges.
- Classe 7 : comptes de produits.
« Pour que l’exercice comptable ne se calque pas sur l’année civile, il faut un vote des copropriétaires en assemblée générale. »
L’une des bases de la comptabilité d’une copropriété est le principe de la partie double. Dans les copropriétés, on parle depuis 2007 de comptabilité d’engagement.
La comptabilité d’engagement se distingue de la comptabilité de trésorerie puisqu’elle inscrit les charges et produits dès qu’ils sont engagés ou acquis, indépendamment de leur règlement ou de leur réception. Elle est donc soumise à la règle de la partie double : une écriture au débit d’un compte fait forcément apparaitre une écriture au crédit d’un autre compte.
Le 1er janvier 2007 marque un tournant pour la comptabilité en copropriété, car jusque-là les elles n’obéissaient à aucune nomenclature précise des comptes. Le 13 décembre 2000, la loi SRU impose de nouvelles règles entrées en vigueur en 2007. Elles font notamment l’objet d’un décret en mars 2005 qui en précise les obligations.
Bon à savoir : les comptes doivent être approuvés par le syndicat des copropriétaires réunis en assemblée générale dans les six mois suivant la clôture de l’exercice.
Les nouvelles règles de tenue comptable
La loi ALUR de 2014 impose au syndic d’ouvrir un compte séparé au nom de la copropriété. Cette obligation permet une meilleure lisibilité des comptes pour le conseil syndical qui aura accès chaque mois à un relevé bancaire. De plus, les copropriétaires peuvent désormais ouvrir le compte dans la banque de leur choix et ainsi opter pour les frais bancaires les plus intéressants.
« Les copropriétés de 15 lots ou moins ont la possibilité de dispenser le syndic de l’obligation de compte bancaire séparé. »
La copropriété tient une « comptabilité d’engagement ». Elle doit y incorporer le budget prévisionnel, un document obligatoire donnant toutes les dépenses, hors dépenses exceptionnelles, des douze mois à venir.
C’est en fonction des chiffres du budget prévisionnel que le calcul des provisions de charges appelées chaque trimestre s’effectue, et qu’il s’impute en comptabilité. Chaque copropriétaire sera redevable de ses charges à hauteur des tantièmes qu’il possède.
Le budget prévisionnel est élaboré par le syndic de copropriété qui doit obtenir un vote favorable des copropriétaires en assemblée générale pour le mettre en application.
Un dispositif allégé pour les petites copropriétés
Les petites copropriétés bénéficient de contraintes allégées en termes de tenue comptable. Elles peuvent adopter une comptabilité simplifiée, et ne pas respecter la condition de la partie double.
Pour avoir ces avantages, il faut deux conditions précisées par l’article 92 de la loi ENL :
- Que la copropriété compte moins de 10 lots au total.
- Que son budget annuel soit inférieur à 15 000 euros.
D’autre part, les engagements peuvent être constatés à la fin de l’exercice seulement.
Un livret A pour les copropriétés
Le syndic de copropriété peut souscrire un livret A, notamment pour y placer le fonds de travaux afin de générer des intérêts. Jusqu’alors, le plafond du livret A pour un syndicat de copropriétaires était de 76 500 €.
Depuis le 1er avril 2020, ce plafond est augmenté à 100 000 € pour les copropriétés qui comptent plus de 100 lots.
