Un syndic de copropriété en ligne est un syndic professionnel qui assure l’administration et la gestion de la copropriété à distance. Pour mener à bien ses missions, le syndic en ligne doit pouvoir s’appuyer sur l’aide du conseil syndical et de copropriétaires volontaires. Cette formule de syndic représente en quelque sorte un compromis à mi-chemin entre le syndic professionnel et le syndic bénévole.
Le rôle du syndic en ligne
Le syndic en ligne est un syndic dématérialisé qui propose des prestations à distance dans tous les domaines où une présence physique n’est pas indispensable. Ainsi, le syndic en ligne reprend dans les grandes lignes le rôle et les missions du syndic professionnel, mais confie les actions de terrain à certains copropriétaires désireux de s’investir dans la vie de la copropriété.
« Avec un syndic en ligne, le conseil syndical est particulièrement mis à contribution. »
Le syndic en ligne est donc capable d’assurer de nombreuses tâches comme la gestion financière, le suivi administratif, la tenue de la comptabilité et la supervision du compte bancaire. Il se charge de recouvrir les impayés par avis de courrier et mise en demeure, ou encore de contacter les copropriétaires qui ne respecteraient pas le règlement de copropriété.
Il doit aussi mettre à disposition des copropriétaires et du conseil syndical un espace en ligne (extranet) avec des outils et des informations pour les aider à organiser les assemblées générales et à déclarer d’éventuels problèmes qui pourraient survenir.
Le syndic en ligne se charge également de l’organisation de l’assemblée générale, ainsi que de l’envoi des convocations et de l’ordre du jour. En revanche, aucun représentant du syndic en ligne ne sera présent le jour de l’AG, laissant le conseil syndical animer la séance.
« Le principal atout du syndic en ligne est son coût généralement très attractif. »
Il en va de même pour le suivi des travaux, la tenue du carnet d’entretien, ou encore pour veiller sur place au bon déroulement des opérations de maintenance.
Tout ceci dans un objectif clairement affiché : la réduction des coûts. Ainsi, un syndic en ligne pratique des tarifs compris entre 80 et 100 € par lot, alors qu’un syndic traditionnel facture généralement plus du double.
Un extranet bien développé
La loi ALUR impose à tous les syndics professionnels de permettre aux copropriétaires d’accéder à distance à tous les documents de copropriété les concernant. Le conseil syndical dispose même d’un éventail plus large de documents à consulter lui permettant de mener à bien ses missions de terrain.
Cependant, certains syndics ne mettent pas les moyens nécessaires à la réalisation et à la mise à jour d’un extranet performant, proposant un réel espace personnel facile à consulter, malgré l’obligation qui leur est faite.
A l’inverse, le syndic en ligne, de par son ADN digitalisé, est un expert de la dématérialisation. Il propose donc un extranet complet particulièrement compétitif.
Bilan sur le syndic en ligne
L’implication du conseil syndical, l’utilisation du numérique ainsi que l’absence de déplacements physiques dans la copropriété permet aux syndics en ligne de proposer des tarifs très abordables.
Cependant, nous pouvons assimiler cela à un syndic « low-cost ». Il faut donc comprendre que vous n’obtiendrez pas les mêmes services avec un syndic en ligne qu’avec un syndic traditionnel qui proposera plus de proximité, des visites régulières sur la copropriété, la tenue de votre assemblée générale, et plus de réactivité face à certaines urgences, un meilleur suivi des travaux.
Le turn-over concernant les interlocuteurs peut aussi devenir un problème en termes de communication et de suivi des dossiers.
« Le syndic en ligne convient particulièrement aux petites copropriétés. »
Pour toutes ces raisons, le syndic en ligne est une formule viable dans des copropriétés qui comptent moins de 50 lots. A ce stade, le manque de présence physique du syndic est surmontable par le conseil syndical.
Il est aussi possible de faire travailler de concert un syndic en ligne et un syndic bénévole. Le copropriétaire syndic bénévole s’appuie sur les compétences du syndic en ligne pour mener ses actions. Cependant, comme le syndic bénévole est lui aussi rémunéré, son coût ajouté à celui du syndic en ligne pourrait bien se rapprocher de celui du forfait proposé par certains syndics traditionnels.
Vous pouvez également vous renseigner sur les autres types de syndic qui existent aujourd’hui :
