Juridique

La tenue comptable en copropriété

By mai 24, 2019 No Comments

La comptabilité, c’est long et compliqué. En général, c’est au syndic de se charger de la tenue comptable, mais pour être assuré de la bonne gestion de la copropriété, il est utile de connaître les bases de la comptabilité dans la copropriété. De plus, la copropriété dispose de règles particulières à respecter depuis 2007.

 

Les bases de la tenue comptable en copropriété

 

La tenue obligatoire de trois documents

Comme pour toute entité nécessitant une gestion financière, pour gérer la comptabilité d’une copropriété, il faut tenir à jour des documents :

  •      Le livre journal : énumère toutes les opérations comptables journalières
  •      Le grand livre : regroupe les opérations du journal dans les comptes
  •      La balance : donne les soldes des comptes en fin d’exercice. Elle permet un constat de l’état financier une fois par an

 

Un cycle annuel

En France, la comptabilité s’axe sur une période de 12 mois (donc une année) mais pas forcément sur l’année civile (31 décembre), l’exercice peut très bien se conclure au 12 mai.

 

La règle de la partie double

Autre base de la comptabilité : la partie double. Dans les copropriétés, on parle depuis 2007 de comptabilité d’engagement. La comptabilité d’engagement se distingue de la comptabilité de trésorerie puisqu’elle inscrit les charges et produits dès qu’ils sont engagés ou acquis, indépendamment de leur règlement ou de leur réception. Elle est donc soumise à la règle de la partie double : une écriture au débit d’un compte fait forcément apparaitre une écriture au crédit d’un autre compte, mais depuis 2007, des spécificités sont apparues.

 

Les règles spécifiques de la tenue comptable en copropriété

 

De nouvelles règles pour la tenue comptable depuis 2007

Le 1er janvier 2007 marque un tournant pour la comptabilité en copropriété car jusque-là les elles n’obéissaient à aucune nomenclature précise des comptes. Le 13 décembre 2000, la loi SRU impose des règles entrées en vigueur à l’aube de 2007. A noté qu’un décret et un arrêté de mars 2005 a précisé les obligations.

 

Budget prévisionnel et provisions trimestrielles

La copropriété tient une « comptabilité d’engagement », il lui sera obligé d’y incorporer le budget prévisionnel, un document obligatoire donnant toutes les dépenses hors dépenses exceptionnelles des douze mois à venir. C’est à partir des chiffres au sein du budget que les provisions sont calculées chaque mois et qui seront donc enregistrées en comptabilité. Cela permettant de demander les fonds à chaque copropriétaire en fonction de leur quote-part de tantièmes. Le syndic doit le réaliser et le faire voter en assemblée générale.

>> A lire aussi : La convocation à l’assemblée générale

 

Une approbation en AG

Le syndic devra convoquer l’assemblée générale sous six mois après la clôture de l’exercice qui devra approuver à la majorité les comptes. Le syndic à l’obligation dans la convocation de l’assemblée générale d’inclure les Annexes comptables. Elles sont composées de 5 tableaux de comptes :

  •  L’état financier : c’est à peu près le bilan de la comptabilité commerciale. Il donne l’état des créances et des dettes et présente la situation de la trésorerie.
  •  Le compte de gestion général et budget prévisionnel : il énumère les charges et les produits de l’exercice.
  •  Le compte de gestion pour opérations courantes et budget prévisionnel : reprend les mêmes éléments de la première partie du tableau précédent mais sous forme analytique.
  •  L’état des travaux et opérations exceptionnelles votées, non encore clôturées : doit suivre l’avancée des travaux réalisés.
  • Le compte de gestion pour travaux et opérations exceptionnelles hors budget prévisionnel.

Une fois approuvés, la phase de régularisation des charges débute.

 

Un compte bancaire séparé

Le syndic doit ouvrir un compte séparé au nom de la copropriété depuis la loi ALUR de 2014. Cette obligation permet une meilleure lisibilité des comptes pour le conseil syndical qui aura accès chaque mois à un relevé. De plus, les copropriétaires peuvent désormais d’ouvrir le compte dans la banque qu’ils veulent.

>> A lire aussi : Ce que la loi ALUR change pour la copropriété

 

Un dispositif allégé pour les petites copropriétés

 

Les petites copropriétés peuvent se rassurer car elles peuvent adopter une comptabilité simplifiée et ne pas respecter la partie double. Pour avoir ces avantages, il faut deux conditions : que la copropriété ait moins de 10 lots et que son budget annuel soit inférieur à 15 000 euros selon l’article 92 de la loi ENL. D’autre part, les engagements peuvent être constaté à la fin de l’exercice seulement. Enfin, les copropriétés de 15 lots ou moins ont la possibilité de dispenser le syndic de l’obligation de compte bancaire séparé.